Die Digitalisierung Instandhaltung erfordert mehr als nur neue Software: Alexandra Seidel und Patrick Willen, Consultants bei Everblue Consulting, erklären im Interview, warum Tooleinführungen scheitern und wie Change Management den Unterschied macht. Beide arbeiten derzeit an einem Digitalisierungsprojekt mit Schwerpunkt Flotten- und Anlagenbetrieb.
Von der Automobilindustrie zum Maschinenbau: Unterschiedliche Welten der Digitalisierung
Mela Vollmer: Patrick, du kommst aus der Automobilindustrie, aus der Infotainment-Entwicklung. Was hat dich auf die digitale Transformation in der Instandhaltung vorbereitet?
Patrick Willen: Ehrlich gesagt, nicht viel direkt. In der Automobilwelt entwickelt man User Experience für Entertainment-Systeme – in diesem Bereich denkt man 2 bis 4 Jahre in die Zukunft. Technologisch ist die Automobilbranche weit vorne. Was geblieben ist: Anforderungsmanagement. Aber die Arbeitsweise in der Instandhaltung ist komplett anders.
Mela Vollmer: Alexandra, du hast einen Maschinenbau-Background. Warum ist diese Perspektive so wichtig für die Digitalisierung Instandhaltung?
Alexandra Seidel: Ich bin eigentlich über BWL mit Fokus Marketing eingestiegen, dann Pharmaindustrie während Corona, und schließlich über einen Master in Entrepreneurship und Digital Business zum Maschinenbau gekommen. In der Strategieberatung mit Fokus auf Maschinenbauunternehmen habe ich festgestellt: Diese Branche ist essenziell, gerade in Deutschland als Mittelstand, aber sie hinkt bei der Digitalisierung massiv hinterher.
Wenn ich mir kleinere Maschinenbauer anschaue, haben diese jetzt ernsthaft zu kämpfen, weil sie bei vielen Punkten nicht auf dem Stand der Zeit sind.
Digitalisierung Instandhaltung: Mehr als nur ein neues Tool
Mela Vollmer: Warum ist Software allein keine Transformation?
Alexandra Seidel: Weil da viel, viel mehr dahintersteckt. Eine Transformation ist auch eine Unsicherheit im Unternehmen, die Zielkonflikte aufwirft. Wir müssen bei der Digitalisierung der Instandhaltung die Meinungen verschiedener Parteien berücksichtigen, da Probleme oftmals nur in Silos statt übergreifend betrachtet werden.
Patrick Willen: Genau. Wenn man einfach eine Software auswählt und die Prozesse, die vorher manuell liefen, 1 zu 1 darauf spiegelt, kommen genau die Probleme, die man vorher hatte, auch mit in die Software. Das bringt keinen Mehrwert. Bei einer Transformation ist deutlich mehr zu tun: ausführliche Analyse, Change Management und noch viel mehr. Ganz nach Thorsten Dirks “Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.”
Mela Vollmer: Viele denken, mit einer Tooleinführung ist alles geschafft. Was ist der Unterschied zwischen Tooleinführung, Digitalisierung und digitaler Transformation?
Alexandra Seidel: Tooleinführung ist nur, dass man das Werkzeug verändert – weg vom Block beispielsweise in Excel oder in ein Softwaretool. Digitale Instandhaltung ist aber ein Koordinationsmechanismus, der sich verändert. Da stecken ganz viele Fragen dahinter: Wer kontrolliert die Informationen? Wer priorisiert die Konflikte? Wer trägt die Haftung? Das muss von vornherein berücksichtigt und beantwortet werden.
Sonst verursacht man nur Silo-Denken innerhalb des Unternehmens.
Praxisbeispiel: Wenn digitale Protokolle zum Albtraum werden
Mela Vollmer: Habt ihr ein konkretes Beispiel für solche Konflikte?
Alexandra Seidel: Das passiert regelmäßig. Ein Beispiel sind digitale Protokolle: Es gab eine Eigenentwicklung, die Protokolle digital abbildet. Dieses Tool hatte am Anfang einige Hürden:
- Vergessene Zugänge
- Schlechte Darstellung
- Nicht userfreundlich – was die Ablehnung noch verstärkte
Es kam noch dazu, dass eine versprochene Schnittstelle nicht existierte. Dadurch wurden die Dokumente nicht ordnungsgemäß abgelegt.
Der Kunde erwartet oft sofortige Ergebnisse. Aber die Digitale Instandhaltung ist ein sehr langwieriger Prozess, der erst wirklich effektiv greifen kann, wenn:
- Alle Stakeholder damit umgehen können
- Alle Themen etabliert ist
- Konstante Pflege stattfindet
Man kann Daten nicht einmalig pflegen und denken, es ist für immer richtig. Du hast immer Aktualisierungsaufwand.
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Der Lernprozess: Digitalisierung ist kein Rationalisierungsprojekt
Mela Vollmer: Warum tendieren Unternehmen zu schnellen Effekten statt langfristiger Transformation?
Patrick Willen: Digitalisierung wird öfter als Rationalisierungsprojekt verkauft. Man möchte schnell Effekte sehen, dass das Ganze funktioniert und super effektiv ist. Was aber anders gehandhabt werden sollte: Digitale Instandhaltung ist ein Lernprozess, wo jeder Arbeit reinstecken muss, um die Themen wirklich an sich zu lassen und alles Neue zu lernen.
Alexandra Seidel: Man hat immer eine Instabilität. Sobald man mit Digitalisierung und schnellen Effekten kommt, sind die Leute im ersten Moment unsicher. Durch diese Unsicherheit hat man diese Verlangsamung und die Übergangsphase. Dort ist man oft noch hybrid unterwegs – Papier und digital zeitgleich. Das wird oft übersehen.
Hybridlösungen: Warum Menschen an alten Lösungen festhalten
Mela Vollmer: Das bedeutet ja zusätzliche Belastung – Papier zur Absicherung UND ein System, das noch nicht funktioniert. Warum halten Leute so lange an alten Lösungen fest?
Alexandra Seidel: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Gerade in unserem Projekt haben wir eine sehr durchmischte Altersgruppe – von Azubis bis kurz vor Rente. Dann kommt: “Warum soll ich jetzt noch was Neues lernen, wenn ich in 2 Jahren in Rente gehe?”
Die Jungen kommen nach, denen wird das indirekt auch vorgelebt: “Es war halt schon immer so.” Da ist eine gewisse Hemmschwelle, sich auf was Neues einzulassen.
Patrick Willen: Es fehlt an den meisten Stellen die Neugier oder die Lust, sich dem Neuen offen gegenüberzustellen.
Change Management: Wie man Mitarbeitende wirklich mitnimmt
Mela Vollmer: Wie kultiviert ihr das im Projekt? Wie kriegt ihr die Leute dazu, sich damit auseinanderzusetzen?
Alexandra Seidel: Viel Ausdauer, viel Geduld. Gerade in den Anfangsphasen viel Vor-Ort-Präsenz, wo man mitleidet. Wir hatten letztes Jahr massive Systemprobleme, weil das System einfach nicht funktioniert hat.
Man leidet mit den Menschen mit und erreicht sie über diese empathische Schiene. Ich habe teilweise vier oder fünf Stunden am Tag die Tablets hochgehalten in der Hoffnung, dass sie sich irgendwann wieder synchronisieren. Das bindet die Leute. Sie merken, dass man ihnen wirklich helfen will, auch wenn die Situation im Moment schwierig ist und Probleme auftreten können.
Dadurch bekommt man Akzeptanz. Man zieht an einem Strang. Klar gibt es Kollegen, die kritisch reagieren, aber das ist ein zwischenmenschliches Thema. Letztlich bekommt man Leute über diese Haltung “Ich zieh dich mit”, “Ich bin für dich da”, “Ich erkläre es dir 50.000 Mal.”
Patrick Willen: Mit Sympathie und aufbauendem Vertrauen kommt man sehr weit. Man nimmt die Leute an die Hand und zeigt, was so ein System für einen Mehrwert hat. Man ist sehr viel eins zu eins dabei und hält gerade die schwierigen Leute bei Laune. In unserer Branche ist die Kommunikation sehr offen – die Leute sind froh, wenn man genauso mit ihnen umgeht.
Alexandra Seidel: Ab und zu darf man auch mal auf das System schimpfen. Gerade in unserem Fall entwickeln wir das System nicht selbst, sondern bringen eine Lösung mit. Da kann man auch mal sagen: “Ja, mich nervt das System auch” oder “Ich bin auch frustriert, dass wieder Systemprobleme aufgetreten sind.” Das macht einen authentisch.
Kommunikation: Der Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierung Instandhaltung
Mela Vollmer: Warum scheitert es an der Kommunikation? Wer verpasst es, mit wem zu kommunizieren?
Patrick Willen: Die größte Schwierigkeit ist, alle Infos an alle Leute gleichmäßig zu verteilen. Alle müssen immer auf dem gleichen Stand sein, wissen, worüber wir sprechen, wo der Fortschritt ist. Beim Kunden intern scheitert es an der Kommunikation zwischen den verschiedenen Ebenen.
Gerade wenn ein Leiter nicht so viel mit der Werkstatt zu tun hat. Dazwischen gibt es sehr viele Kommunikationsebenen. Genau dafür sind wir da: Um diese Hindernisse zu umgehen, alle Stakeholder auf allen Ebenen gleich zu informieren und am Laufen zu halten.
Alexandra Seidel: Und sicherstellen, dass Informationen gleich verstanden werden. Zwischen den Ebenen und auch zwischenmenschlich hat jeder ein anderes Verständnis – der eine versteht ein Wort so, der nächste anders. Da muss man eine Art Lexikon schreiben.
Mela Vollmer: Aber nicht alle brauchen alle Informationen, oder?
Alexandra Seidel: Genau, das ist ein schmaler Grat. Es gibt Menschen mit mehr Kommunikationsbedürfnis, die alles wissen wollen. Andere interessiert das nicht, die sagen: “Sag mir nur die wichtigsten Infos.” Mit enger Bindung zu den Leuten hat man die Möglichkeit, individuell zu agieren.
Learnings: Was andere über Digitalisierung Instandhaltung wissen sollten
Mela Vollmer: Was habt ihr aus dem Projekt dazugelernt, was euch vorher nicht bewusst war?
Alexandra Seidel: Ich ging davon aus, dass man immer kommunizieren und die Leute mitnehmen muss, wenn man Wandel bringen will. Das wurde bestätigt und bestärkt: Durch Vor-Ort-Präsenz und enge Bindung – dieses Persönliche – hat man einen viel höheren Effekt bei der Akzeptanz.
Wenn man keine Akzeptanz hat, führt man ein Tool ein, das am Ende gar nicht genutzt wird. Dann hat man keine Ahnung, wie viel Geld ausgegeben oder Budget verbraucht wurde.
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Was Berater:innen von Instandhalter:innen lernen können
Mela Vollmer: Was können Berater:innen von den Instandhalter:innen vor Ort lernen?
Patrick Willen: Grundsätzlich die Arbeitsweise. Wir als Berater:innen schauen von außen drauf, haben aber keine inhaltliche Tiefe, was jeder einzelne im Unternehmen genau macht. Das Spannende ist, in verschiedene Bereiche reinschauen zu können. Die Arbeit einer Instandhalter:in kennenlernen und ganz andere Prozesse wahrnehmen als in Leiterebenen.
Genau das macht Berater:innen aus: sich alles im Detail anschauen, um eine fundierte Analyse abgeben zu können.
Alexandra Seidel: Durch das Beraterdasein hat man nicht nur diese externe Brille, sondern auch Branchenbeispiele aus anderen Branchen, die man übertragen kann. Man kann zwischen Branchen Synergien schaffen. Und man lernt extrem viel – ich habe Mechaniker- und Elektrikerstunden bekommen.
Everblue Consulting: Digitalisierung mit partnerschaftlichem Ansatz
Mela Vollmer: Was unterscheidet euch von anderen Beratungen?
Patrick Willen: Große Beratungen werden für ein Projekt eingekauft, bearbeiten es, sind wieder raus. Bei uns ist es so: Wenn uns ein Unternehmen anheuert, gehen wir nicht nur das spezifische Projekt an. Wir gucken uns um, hören uns um, schauen links und rechts andere Prozesse an.
Wir entwickeln uns weiter, bekommen weitere Projekte beim Unternehmen, verbessern und optimieren die Prozesse beim Kunden, der uns das Vertrauen schenkt.
Alexandra Seidel: Größere Beratungen sind oft gar nicht so auf Kundenbindung angewiesen, tauchen nicht so in die Details ein. Damit ist das volle Potenzial vom Projekt nicht ausgeschöpft, weil nur die Oberfläche beleuchtet wird.
Wenn man wirklich eintaucht, spricht man mit den Menschen, baut Beziehungen auf – somit bekommt man viel mehr raus.
Patrick Willen: Der Unterschied ist die Identifikation mit dem Kunden. Wir sind immer mit dem Kunden beim “Wir” und nicht “Ihr müsst das so und so machen”. Wir integrieren uns, arbeiten auf partnerschaftlicher Basis zusammen, statt eine getrennte Haltung zu haben.
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Was Berater:innen manchmal fehlt
Mela Vollmer: Woran mangelt es Berater:innen manchmal?
Alexandra Seidel: Als Berater kommt man als externe Person ins Unternehmen rein und muss sich Wissen über das Unternehmen aufbauen. Da scheitert es öfters – je nach Typ Mensch setzt du dich gar nicht mit dem grundlegenden Problem auseinander, gehst nicht von der Wurzel weg.
Man siehst nur oben das Grüne von der Karotte und denkst: “Personal abbauen.” Dann kalkulierst man nach diesem Motto. Bei größeren Beratungen ist oft nicht die Detailtiefe da, die wir haben – das volle Potenzial wird nicht ausgeschöpft.
Patrick Willen: Wichtig ist Verantwortlichkeiten klar halten. Wir als Berater:innen treffen keine Entscheidung, sondern führen die Entscheidung herbei und lassen die richtigen Personen entscheiden. Es muss klar sein, wer welche Verantwortlichkeit hat.
Alexandra Seidel: Alles dokumentieren – falls man einen Kunden hat, der Entscheidungen 10-20 Mal trifft und wieder hinterfragt, ob er sie richtig getroffen hat.
Konstante Probleme: Macht, Verantwortung und Priorisierung
Mela Vollmer: Welche Probleme bleiben konstant, egal wie modern die Tools sind?
Patrick Willen: Macht, Verantwortung und Priorisierung. Egal wie modern irgendwas ist, es gibt immer eine Art Hierarchie – irgendjemand ist Herr der Lage und möchte die vollständige Macht darüber haben. Man muss sensibilisieren, wie das mit modernen Tools auszusehen hat.
Tools verändern Sichtbarkeit, aber nicht die menschliche Logik. Es gibt eine Person, die im vorherigen Prozess das Gesicht des Ganzen war. Mit dem digitalen Prozess ist sie nicht mehr so sichtbar, weil es effizienter gestaltet wurde. Diese Person hat die Empfindung, sie verliert ihre Macht.
Da ist wieder das Thema Kommunikation: den Spagat schaffen, dass der eine nicht denkt, er wird irrelevant, und ein anderer nicht denkt, jetzt kommt zu viel Arbeit auf ihn zu.
Alexandra Seidel: Das ist Autonomieverlust. Das Erste, was Menschen mit Digitalisierung verbinden, ist: “Ich werde wegrationalisiert.” Genau das muss man abbauen, ihnen zeigen: “Du bist trotzdem relevant, vielleicht ändert sich deine Aufgabe etwas.”
Durch Kommunikation, durch richtige Verteilung von Machtverhältnissen und Verantwortlichkeiten, durch richtige Priorisierung kann man Widerstand abbauen, Schattenprozesse offenlegen, die zu Stillstand führen würden.
Fazit: Erfolgreiche Digitalisierung Instandhaltung braucht mehr als Software
Die Digitale Instandhaltung scheitert nicht an der Technologie, sondern an fehlendem Change Management. Software allein ist keine Transformation – es braucht Vor-Ort-Präsenz, Empathie, klare Kommunikation und die Bereitschaft, Menschen durch den Lernprozess zu begleiten.
Entscheidend ist die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe, das Verständnis für die Arbeitsrealität vor Ort und die Akzeptanz, dass digitale Transformation Zeit braucht. Nur so entstehen Lösungen, die tatsächlich genutzt werden – und die Investition rechtfertigen.
Über die Experten: Alexandra Seidel ist Consultant bei Everblue Consulting mit Background in BWL, Entrepreneurship und Digital Business. Sie arbeitet an Digitalisierungsprojekten im Maschinenbau mit Fokus auf Instandhaltung.
Patrick Willen ist Consultant bei Everblue Consulting und kam aus der Automobilindustrie (Infotainment-Entwicklung) in die digitale Transformation. Er unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung Instandhaltung mit Fokus auf Anforderungsmanagement.
