Ausgangssituation & Herausforderungen
Das Diakoniewerk Martha-Maria e.V. betreibt Krankenhäuser, ambulante und stationäre Altenhilfeeinrichtungen, Berufsfachschulen für Pflege und Erholungseinrichtungen an Standorten in Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt. Mit rund 5.500 Mitarbeitenden bietet Martha-Maria ein breites Spektrum an Gesundheits- und Sozialdienstleistungen.
- Die Personalarbeit wird durch eine Zentrale Personalabteilung, teilweise in Zusammenarbeit mit Verwaltungskräften der jeweiligen Einrichtungen, verantwortet
- Die HR-Systemlandschaft ist stark fragmentiert, setzt auf Insel-Lösungen und teilweise fehlen Schnittstellen
- Dadurch ist die tägliche Arbeit mit hohem händischem Aufwand und hohen Aufkommen von E-Mails und Anrufen verbunden
- Daten müssen teilweise in verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen gepflegt werden, was zu Inkonsistenzen führt
- Die HR-Prozesse sind oftmals historisch gewachsen und können daher in einzelnen Unternehmensbereichen differieren
Das Diakoniewerk Martha-Maria e.V. betreibt Krankenhäuser, ambulante und stationäre Altenhilfeeinrichtungen, Berufsfachschulen für Pflege und Erholungseinrichtungen an Standorten in Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt. Mit rund 5.500 Mitarbeitenden bietet Martha-Maria ein breites Spektrum an Gesundheits- und Sozialdienstleistungen.
- Die Personalarbeit wird durch eine Zentrale Personalabteilung, teilweise in Zusammenarbeit mit Verwaltungskräften der jeweiligen Einrichtungen, verantwortet
- Die HR-Systemlandschaft ist stark fragmentiert, setzt auf Insel-Lösungen und teilweise fehlen Schnittstellen
- Dadurch ist die tägliche Arbeit mit hohem händischem Aufwand und hohen Aufkommen von E-Mails und Anrufen verbunden
- Daten müssen teilweise in verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen gepflegt werden, was zu Inkonsistenzen führt
- Die HR-Prozesse sind oftmals historisch gewachsen und können daher in einzelnen Unternehmensbereichen differieren
Ergebnisse
& echter Mehrwert
- Fundierte Entscheidungsgrundlage durch eine objektive Bewertung der Systeme unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte: Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Service & Support, Technologie und Kosten
- Entwicklung einer Roadmap zur Implementierung
- Einbezug aller Anforderungen der Personalabteilung sowie angrenzender Bereiche wie bspw. Controlling und Finanzbuchhaltung
- Einbindung aller relevanten Stakeholder, um eine gemeinsame und einstimmige Entscheidung zu gewährleisten
- Berechnung eines Business Case unter Berücksichtigung von Kosten und Produktivität
- Konkrete Handlungsempfehlung für die Auswahl eines neuen Personalmanagement-Systems
Dank der sorgfältigen Bewertung aller Optionen konnte eine fundierte Entscheidung für die Investition in ein zukunftsfähiges HR-System getroffen werden – die Grundlage für eine moderne und effiziente Personalarbeit.
Unser Vorgehen
Nachdem wir in der Anamnese die Ist-Prozesse, die aktuelle Systemlandschaft sowie bestehende Schmerzpunkte erfasst haben, wurde daraus ein Lastenheft mit priorisierten Anforderungen entwickelt.
- Erstellung eines Lastenhefts basierend auf identifizierten Bedarfen, Schmerzpunkten und den typischen Anforderungen an eine HR-Software
- Marktanalyse potenzieller Systemanbieter und Erstellung einer Longlist durch Abgleich der grundlegenden Systemanforderungen.
- Detaillierte Abstimmung weiterer Anforderungen in Bezug auf Technologie, Service & Support sowie Pricing in mehreren Gesprächsrunden
- Organisation von Systemvorstellungen durch Shortlist-Anbieter, basierend auf praxisnahen Use Cases, um ein besseres Verständnis der Lösungen zu gewinnen
- Austausch mit Referenzkunden, um zusätzliche Meinungen und Praxiserfahrungen einzuholen
- Einholung und Vergleich von Angeboten zu Implementierung und Lizenzkosten, um Transparenz und Vergleichbarkeit sicherzustellen
- Bewertung der Systeme mithilfe eines individuell gewichteten Scoring-Modells mit den Kriterien: Funktionsumfang, Technologie, Service & Support, Benutzerfreundlichkeit und Kosten
- Berechnung eines Business Cases zur Identifikation potenziell freiwerdender zeitlicher Ressourcen und deren Nutzung.
26
Betrachtete Systeme
274
Anzahl Anforderungen
107
Erhobene Teilprozesse
Stimmen der Projektpartner
Dr. Tobias Mähner
Vorstand Personal und Recht
“Eine passende und zeitgemäße HR-Software ist grundlegend für eine professionelle und effiziente Personalarbeit im Diakoniewerk Martha-Maria. Da der Auswahlprozess mit vielschichtigen Anforderungen verbunden ist, haben wir uns hierbei professionelle Hilfe durch die Firma Everblue geholt.“
Nico Ludwig
stellvertretender Personalleiter und Projektleitung HR-Software
“Besonders überzeugt hat uns dabei die Fähigkeit von Everblue, komplexe Sachverhalte zu erfassen, in einen präzisen und zukunftsorientierten Anforderungskatalog umzumünzen und dadurch den Softwareauswahlprozess zu versachlichen. Die dazu durchgeführten Präsenzworkshops wurden ansprechend moderiert und mit modernen Medien gestützt, so dass eine rege Teilnahme der betroffenen Mitarbeitenden an den Workshops erfolgte.
Die Ergebnisse der Beratung waren so fundiert und transparent, dass der interne Entscheidungs- und Mitbestimmungsprozess zur neuen HR-Software reibungslos verlief.”
Anna Kunz
Projektleiterin
“Die Motivation und Energie, mit der die Personalabteilung diese Veränderung vorantreibt und aktiv gestaltet, ist bemerkenswert! Zusammen mit der hohen Transparenz im Unternehmen sowie dem Vertrauen des Vorstands in das Projektteam konnten wir innerhalb des Zeitplans ein super Ergebnis erreichen. Mit der einstimmigen Entscheidung für das neue HR-System haben wir gemeinsam eine Lösung gefunden, die den Weg für die zukünftige Personalarbeit ebnet. Ich freue mich darauf mit dem Team auch die nächste Phase der Implementierung begleiten zu dürfen.“
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