Mit Haltung, Struktur und Kompetenz zum Erfolg
Künstliche Intelligenz ist längst mehr als ein Hype – sie gehört heute zu den wichtigsten Werkzeugen im digitalen Arbeitsalltag. Doch ihr erfolgreicher Einsatz erfordert mehr als bloße Neugier: Es braucht Haltung, Mut zur Entscheidung und vor allem eine solide Datenbasis. Denn ohne strukturierte, zugängliche Daten bleibt das volle Potenzial von KI-Anwendungen unerreicht.
Was wir häufig sehen: KI wird punktuell eingesetzt, statt strategisch verankert. Die größten Hürden dabei sind Zeit, Budget, technisches Know-how und interne Kompetenzen. Genau deshalb zahlt sich ein strukturiertes Vorgehen aus. Vertrauen entsteht durch Sicherheit, Transparenz und gezielte Weiterbildung.
Unsere Überzeugung: KI-Kompetenz muss gezielt gestärkt werden und dabei darf eines nie aus dem Blick geraten: Der Mensch bleibt im Zentrum. KI soll nicht ersetzen, sondern unterstützen, Freiräume schaffen und kreative Potenziale entfalten.
Praxisnah & wirksam: KI mit Everblue
In diesem Blogbeitrag zeigen wir euch, wie ihr KI-Technologie nutzen könnt, um eure Effizienz zu steigern, Prozesse zu optimieren und welche Anwendungsbereiche es zum Beispiel für ChatGPT im Arbeitsalltag gibt.
1. Kommunikation gezielt verbessern
Klare Kommunikation ist entscheidend für erfolgreiche Zusammenarbeit. KI kann helfen, Botschaften gezielt zu optimieren:
- Tonalität anpassen: KI kann E-Mails je nach Situation und Empfänger professionell, freundlich oder bestimmt umformulieren – entscheidend ist der richtige Prompt wie: “Formuliere den folgenden E-Mail-Text in einem professionellen, klaren und authentischen Ton um.”
- Schwierige Nachrichten diplomatisch gestalten: Kritische Mitteilungen können durch KI so formuliert werden, dass sie taktvoll, aber klar sind – ideal für Feedback oder Ablehnungen. Ein denkbarer Prompt wäre hier: „Formuliere die folgende Absage höflich, professionell und wertschätzend um.”
2. Meetings effektiver gestalten
Besprechungen beanspruchen oft wertvolle Arbeitszeit – mit KI kann diese produktiver genutzt werden:
- Professionelle Meeting-Zusammenfassungen: Auf Basis bereitgestellter Notizen erstellt die KI strukturierte und informative Zusammenfassungen – effizient und verständlich für das gesamte Team.
- Gezielte Fragestellungen entwickeln: KI kann relevante Fragen vorschlagen, die Diskussionen in Meetings voranbringen.
3. Wissenstransfer beschleunigen
KI hilft, schneller zum Wesentlichen zu kommen:
- Kompakte Zusammenfassungen für umfangreiche Dokumente: Nach dem Hochladen extrahiert die KI die wesentlichen Inhalte und bereitet sie strukturiert auf.
- Fachthemen verständlich aufbereiten: Komplexe Inhalte können für Nicht-Fachleute vereinfacht oder für Experten präziser formuliert werden.
4. Kreativität und Ideenfindung steigern
KI kann kreativen Prozesse in Unternehmen gezielt unterstützen:
- Verschiedene Blickwinkel erschließen: KI liefert alternative Perspektiven auf ein Thema und unterstützt somit eine ganzheitliche Betrachtung – hilfreich, um Lücken zu erkennen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
- Ideengenerator nutzen: Für innovative Vorschläge zu Projekten oder Problemlösungen ist KI ein wertvoller Partner und Impulsgeber.
5. Arbeitsabläufe automatisieren
Technische Unterstützung für effizientere Prozesse:
- Datenanalyse-Unterstützung: KI hilft mit Excel-Formeln, Pivot-Tabellen oder komplexen Auswertungen.
- Automatisierungen erstellen: Einfache Python-, VBA- oder PowerShell-Skripte können von KI entwickelt werden, um Routineaufgaben zu automatisieren.
6. Besonders wertvolle KI-Anwendungen
Diese oft übersehenen Einsatzmöglichkeiten bieten besonderen Mehrwert:
- Probleme strukturiert analysieren: Die KI nimmt komplexe Fragestellungen auf und zerlegt diese in nachvollziehbare, lösungsorientierte Einzelschritte.
- Szenarien durchspielen: KI kann helfen, mögliche Entwicklungen oder Risiken einzuschätzen.
- Gedanken strukturieren: Lose Ideen werden durch KI in klare Argumentationsketten umgewandelt.
7. Sprachaufnahmen effektiv nutzen
Die Verarbeitung von Sprachaufnahmen bietet vielfältige Möglichkeiten:
- Gedanken ordnen: Per Sprachnachricht erfasste Überlegungen werden von der KI systematisch aufbereitet – ideal für mobile Arbeitskontexte.
- Komplexe Ideen analysieren: Die KI identifiziert aus mündlichen Ausführungen zentrale Aussagen und vervollständigt stringente Argumentationslinien.
- Optionen bewerten: Die KI analysiert eingesprochene Handlungsoptionen und stellt einen strukturierten Vergleich auf Basis vorgegebener Kriterien bereit.
- Meeting-Mitschriften optimieren: KI kann Aufzeichnungen nicht nur transkribieren, sondern auch Kernpunkte, Entscheidungen und Aufgaben herausfiltern.
Pro Tipp: Schon das neue Feature ChatGPT Records entdeckt?
Damit könnt ihr Meetings mit bis zu 120 Minuten Länge aufnehmen und automatisch in Zusammenfassungen und To dos umwandeln.
Disclaimer zur Nutzung von KI
Beim Einsatz von KI, z. B. zur Optimierung von Meeting-Mitschriften, müssen Datenschutzrichtlinien und unternehmensinterne Vorgaben beachtet werden. Vertrauliche oder personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies erlaubt ist. Im Zweifel sollte vorab die IT- oder Datenschutzabteilung konsultiert werden.
8. Fortgeschrittene Anwendungstipps
mit Beispiel-Prompts
Nachdem wir die Grundlagen der KI-Nutzung im Arbeitsalltag betrachtet haben, geht es nun darum, die KI durch gezielte Eingaben optimal einzusetzen. Die Qualität der Ergebnisse hängt direkt von der Präzision der Anfragen ab – je klarer und spezifischer die Anweisungen, desto besser die Antworten.
Die folgenden Prompts zeigen, wie sich das Potenzial der KI bestmöglich ausschöpfen lässt:
Komplexe Themen verständlich machen
Effektiver Prompt: “Erkläre mir [Thema] auf drei verschiedene Arten: 1) für einen Fünfjährigen, 2) für einen Laien mit Grundwissen, 3) für einen Experten. Verwende anschauliche Beispiele.”
Kritisches Denken fördern
Effektiver Prompt: “Hier ist meine Meinung zu [Thema]: [Ihre Argumentation]. Zeige mir die drei stärksten Gegenargumente mit Begründung.”
Meeting-Notizen in Aktionspunkte umwandeln
Effektiver Prompt: “Hier sind meine Meeting-Notizen: [Text]. Wandle sie in eine strukturierte Liste von Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Fristen um.”
Coaching-Gespräche simulieren
Effektiver Prompt: “Ich stehe vor dieser Herausforderung: [Problem]. Stelle mir fünf gezielte Coaching-Fragen, die mir helfen, selbst die beste Lösung zu finden.”
Texte zielgerichtet formulieren
Effektiver Prompt: “Formuliere diesen Text um: [Text]. Gestalte ihn [formell/humorvoll/motivierend], richte ihn an [Zielgruppe] und halte ihn auf maximal [x] Wörter begrenzt.”
Innovation fördern
Effektiver Prompt: “Gib mir zehn kreative Ideen für [Thema], aber vermeide übliche Ansätze wie [x]. Nutze stattdessen unkonventionelle Methoden wie [y].”
Entscheidungshilfen erstellen
Effektiver Prompt: “Ich muss folgende Entscheidung treffen: [Situation]. Erstelle eine Entscheidungsmatrix mit den wichtigsten Kriterien und einer objektiven Bewertung der Optionen.”
Fazit
Künstliche Intelligenz ist kein vorübergehender Trend, sondern ein nachhaltiger Wandel in der Arbeitswelt. Richtig eingesetzt, wird sie zum vielseitigen Werkzeug, das Teams entlastet, Prozesse beschleunigt und die Qualität von Entscheidungen erhöht.
Ob in der Analyse, Kommunikation oder Ideengenerierung: KI kann in vielen Bereichen echten Mehrwert schaffen. Entscheidend ist ein bewusster, kompetenzorientierter Umgang. Unsere Tipps zeigen: Wer KI strategisch integriert, schafft nicht nur Effizienz, sondern auch neue kreative Freiräume.
