Ausgangssituation & Herausforderungen
Das Diakoniewerk Martha-Maria e.V. betreibt Krankenhäuser, ambulante und stationäre Altenhilfeeinrichtungen, Berufsfachschulen für Pflege und Erholungseinrichtungen an Standorten in Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt. Mit rund 5.500 Mitarbeitenden bietet Martha-Maria ein breites Spektrum an Gesundheits- und Sozialdienstleistungen.
- Die Personalarbeit wird durch eine Zentrale Personalabteilung, teilweise in Zusammenarbeit mit Verwaltungskräften der jeweiligen Einrichtungen, verantwortet
- Die HR-Systemlandschaft ist stark fragmentiert, setzt auf Insel-Lösungen und teilweise fehlen Schnittstellen
- Dadurch ist die tägliche Arbeit mit hohem händischem Aufwand und hohen Aufkommen von E-Mails und Anrufen verbunden
- Daten müssen teilweise in verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen gepflegt werden, was zu Inkonsistenzen führt
- Die HR-Prozesse sind oftmals historisch gewachsen und können daher in einzelnen Unternehmensbereichen differieren
Ergebnisse & echter Mehrwert
- Fundierte Entscheidungsgrundlage durch eine objektive Bewertung der Systeme unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte: Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Service & Support, Technologie und Kosten
- Entwicklung einer Roadmap zur Implementierung
- Einbezug aller Anforderungen der Personalabteilung sowie angrenzender Bereiche wie bspw. Controlling und Finanzbuchhaltung
- Einbindung aller relevanten Stakeholder, um eine gemeinsame und einstimmige Entscheidung zu gewährleisten
- Berechnung eines Business Case unter Berücksichtigung von Kosten und Produktivität
- Konkrete Handlungsempfehlung für die Auswahl eines neuen Personalmanagement-Systems
Dank der sorgfältigen Bewertung aller Optionen konnte eine fundierte Entscheidung für die Investition in ein zukunftsfähiges HR-System getroffen werden – die Grundlage für eine moderne und effiziente Personalarbeit.
Unser Vorgehen
Nachdem wir in der Anamnese die Ist-Prozesse, die aktuelle Systemlandschaft sowie bestehende Schmerzpunkte erfasst haben, wurde daraus ein Lastenheft mit priorisierten Anforderungen entwickelt.
- Erstellung eines Lastenhefts basierend auf identifizierten Bedarfen, Schmerzpunkten und den typischen Anforderungen an eine HR-Software
- Marktanalyse potenzieller Systemanbieter und Erstellung einer Longlist durch Abgleich der grundlegenden Systemanforderungen.
- Detaillierte Abstimmung weiterer Anforderungen in Bezug auf Technologie, Service & Support sowie Pricing in mehreren Gesprächsrunden
- Organisation von Systemvorstellungen durch Shortlist-Anbieter, basierend auf praxisnahen Use Cases, um ein besseres Verständnis der Lösungen zu gewinnen
- Austausch mit Referenzkunden, um zusätzliche Meinungen und Praxiserfahrungen einzuholen
- Einholung und Vergleich von Angeboten zu Implementierung und Lizenzkosten, um Transparenz und Vergleichbarkeit sicherzustellen
- Bewertung der Systeme mithilfe eines individuell gewichteten Scoring-Modells mit den Kriterien: Funktionsumfang, Technologie, Service & Support, Benutzerfreundlichkeit und Kosten
- Berechnung eines Business Cases zur Identifikation potenziell freiwerdender zeitlicher Ressourcen und deren Nutzung.
