Selektion eines passenden ERP-Systems in der Getränkebranche
Ausgangssituation & Herausforderungen
Das mittelständische Unternehmen aus der Lebensmittel- und Getränkeindustrie mit Sitz in Deutschland ist bekannt für seine innovativen Beverage-Konzepte und die Zusammenarbeit mit Künstler:innen. Gemeinsam mit zwei weiteren Getränkeherstellern bildet es eine Unternehmensgruppe, um Synergien optimal zu nutzen. Die Leistungen dieser Gruppe reichen von Produktion, eigener Abfüllung und Lagerung bis hin zur Logistik und Vermarktung von Influencer-Produkten. Um das vorhandene Wachstumspotenzial zu heben und die Skalierbarkeit zu verbessern, ist der Aufbau einer einheitlichen Systemlandschaft erforderlich, die den Bedürfnissen aller drei Unternehmen gerecht wird.
- Die Systemlandschaft ist stark differenziert, wodurch die angestrebte Zusammenführung der Funktionen, Tätigkeiten und Rollen der drei Organisationen beeinträchtigt wird.
- Unterschiedliche Strukturen der Unternehmen erschweren die Integration sowie die Skalierbarkeit aufgrund des Fehlens eines erweiterungsfähigen ERP-Systems.
- Der hohe manuelle Aufwand, die verstreuten Daten in Excel-Dateien sowie die verschiedenen Systeme verhindern eine konsistente Datenhaltung und Nutzung für die Planung und Steuerung, da jegliche Systemunterstützung fehlt.
- Die Überführung bestehender historischer Daten muss trotz analoger Erfassung und Systemumzügen sichergestellt werden.
- Die begrenzte Verfügbarkeit von Mitarbeitenden mit systemischer Expertise stellt eine Herausforderung für die Implementierung dar.
- Unterschiedliche Unternehmenskulturen sowie dezentrale Wissensverteilung erschweren die Zusammenarbeit.
Ergebnisse & echter Mehrwert
- Eine fundierte Entscheidungsgrundlage, die es ermöglicht, eine objektive Wahl für einen Systemanbieter zu treffen.
- Ausarbeitung einer Roadmap für die Implementierung.
- Vertretung der Interessen aller Unternehmensbereiche und -parteien gegenüber den Systemanbietern.
- Berücksichtigung aller relevanter Anforderungen bei der Entscheidungsfindung.
- Berechnung der Rentabilität und des monetären Nutzens durch die Systemeinführung.
- Aufbau einer Prozess- und Systemlandschaft sowie Erstellung eines Lastenhefts.
- Recherche und Kommunikation geeigneter Dienstleister sowie eine Vorauswahl der Dienstleister zur Minimierung des Aufwands des Kunden.
Unser Vorgehen
Zu Beginn haben wir die internen Prozesse der drei Getränkehersteller detailliert dokumentiert, um bestehende Vorgehensweisen, eingesetzte Systeme sowie unternehmensspezifische Besonderheiten zu identifizieren. Auf Basis der Erfassung der Ist-Landschaft und der identifizierten Schmerzpunkte, konnte ein Lastenheft mit priorisierten Anforderungen erstellt werden.
- Workshops zur Aufnahme der Prozesse sowie zur Aufnahme der Anforderungen in den Prozessschritten an das neue System.
- Entwicklung des Lastenhefts auf Basis der Prozessschritte und der Anforderungen der Unternehmensgruppe.
- Priorisierung der Anforderungen und anschließende Abstimmung des Lastenhefts zur abschließenden Klärung und Festlegung der Prioritäten.
- Zusammenführung der Anforderungen zu zentralen Schlüsselanforderungen.
- Kontaktaufnahme und Übermittlung der Lastenhefte mit den priorisierten Anforderungen der Stufe 1 und 2 sowie Koordination von Systemvorstellungen mit potenziellen Systemanbietern.
- Durchführung von Systemdemos zur Veranschaulichung der Schlüsselfunktionen und Anforderungen anhand definierter Cases, um deren Umsetzung im System aufzuzeigen.
Vergleich der Angebote potenzieller Systemanbieter hinsichtlich Implementierungs- und Lizenzkosten
