Gezielte Change- und Kommunikationsbegleitung im Rahmen der HR-Digitalisierung beim Diakoniewerk Martha-Maria e.V.
Ausgangssituation & Herausforderungen
Mit der Einführung von P&I LOGA stand das Diakoniewerk Martha-Maria vor mehr als einem technischen Systemwechsel: Für alle 4.100 Mitarbeitenden bedeutete sie einen spürbaren Wandel im Alltag – insbesondere durch die Einführung des Employee Self Service (ESS) und den künftig digitalen Abruf von Gehaltsabrechnungen.
Neben der Personalabteilung waren zahlreiche Schnittstellen betroffen – von Controlling und Finanzbuchhaltung bis zu Einrichtungsleitungen und Führungskräften. Die zentrale Herausforderung: Akzeptanz schaffen, Unsicherheiten gegenüber der Digitalisierung abbauen und gleichzeitig Begeisterung für die neue Arbeitsweise wecken, ohne das Personal im laufenden Betrieb zu überlasten.
Ergebnisse & echter Mehrwert
Durch die strukturierte Change- und Kommunikationsbegleitung konnten alle relevanten Zielgruppen frühzeitig erreicht, aktiv eingebunden und auf den Wandel vorbereitet werden, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
- Flächendeckende Informationsversorgung über alle 14 Einrichtungen hinweg, abgestimmt auf unterschiedliche Zielgruppen und Informationsbedarfe
- Aufbau eines funktionierenden Multiplikatoren-Netzwerks, das dezentrale Unterstützung vor Ort sicherstellte
- Hohe Registrierungsrate von ~70% bei der Belegschaft bereits vier Wochen nach Go-Live – ein deutliches Signal für Akzeptanz und Nutzungsbereitschaft in der Belegschaft
- Positives Feedback aus den Einrichtungen bestätigte die Wirksamkeit des gewählten Kommunikationsansatzes
- Die HR-Abteilung wurde durch die Kommunikationsstrategie sichtbar als Treiberin moderner Personalarbeit positioniert
Unser Vorgehen
Aufbauend auf einer bestehenden Stakeholder Analyse entwickelten wir eine detaillierte Kommunikationsmatrix, die alle relevanten Zielgruppen, Informationsbedarfe, Kernbotschaften und Kanäle zusammenführte. Daraus entstand ein phasenorientierter Kommunikationsplan, der eng mit der Öffentlichkeitsarbeit abgestimmt wurde.
Zentrale Elemente des Vorgehens:
- Entwicklung einer zielgruppenspezifischen Kommunikationsstrategie für Mitarbeitende, Führungskräfte und Einrichtungsleitungen
- Phasenorientierter Kommunikationsplan – von der Vorbereitung über den Go-Live bis in die Stabilisierungsphase
- Vielfältige Formate und Kanäle wie bspw. Intranet-Artikel, Poster, Videos, FAQs, How-to-Guides und persönliche Informationsveranstaltungen
- Aufbau eines Multiplikatoren-Netzwerks aus HR-Mitarbeitenden, Verwaltungskräften und Registrierungshelfer:innen als erste Anlaufstelle in den Einrichtungen
- Enge Zusammenarbeit mit der Öffentlichkeitsarbeit für eine einheitliche Sprache und Gestaltung über alle Kanäle hinweg
